12+ Tipps zur Teilnahme bei Online-Meetings

Einige Tipps für berufliche und private Online-Meetings oder auch gemeinsame “Kaffeepausen” wie #VirtuellesKaffeetrinken mit Video-Tools.

Seit mittlerweile über 15 Jahren nehme ich an Online-Meetings teil oder habe sie beispielsweise als Konferenz durchgeführt. Angefangen hat es damals mit Skype, und das ist als einziges Tool von damals auch übriggeblieben. Doch die Punkte, die eine Besprechung erfolgreich oder eher mäßig bis sogar schlecht machen, sind über die Jahre gleich geblieben. Sie sind sogar wesentlich wichtiger geworden, denn die technische Entwicklung hat für fantastische Möglichkeiten gesorgt. Und wenn dann beispielsweise bei fantastisch hoher Videoqualität das Gesicht eines Teilnehmers total dunkel vor einem überhellen Fenster zu sehen ist, dann fällt das umso mehr auf.

Hier sind meine Tipps, um möglichst gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Online-Besprechung zu schaffen:

1. Ausprobieren: Probiere das verwendete Tool (beispielsweise Jitsi, Zoom, Webex, Microsoft Teams, Skype) vorher aus. Wenn Du beispielsweise noch nie ein Online-Meeting mit Webex hattest, dann probiere das Tool (evtl. mit dem Teilnahmelink) ein paar Stunden vorher schon einmal aus.
2. App oder Browser: Nutze nach Möglichkeit die App des jeweiligen Tools auf Deinem Rechner beziehungsweise Smartphone. Falls Du das nicht möchtest oder kannst, solltest Du als Browser den Chrome oder den aktuellen Microsoft Edge benutzen, denn die bieten für Streaming die beste Stabilität und die zuverlässigsten Funktionen. Für alle Fälle solltest Du einen zweiten “Backup-Browser” auf Deinem Gerät haben (und Dich damit auskennen).
3. Art des Meetings: Achte darauf, um was für ein Meeting mit welchen Teilnehmern es sich handelt. Ist es mehr “Business” oder mehr “Freizeit”? #VirtuellesKaffeetrinken ist eindeutig Freizeit:  Jeans, T-Shirt, verschlafener Blick, Dreitagebart – alles kein Problem. Wichtige geschäftliche Besprechung mit einem Kunden in konservativem Umfeld: Dann ist eventuell Anzug mit Hemd und Krawatte angebracht – und mit Hose! Wenn Du kurz aufstehst, um nach dem Kaffee auf der Seite zu greifen, und das Business-Hemd in der Jogginghose steckt …
4. Hintergrund: Dein Hintergrund (das, was die anderen hinter Dir sehen) sollte der Art des Meetings angemessen sein. Also kein unaufgeräumtes Bett, wenn Du eine Besprechung mit Vorstandsmitglieder hast. Bei einem Frühstücksplausch mit Freunden und Geschwistern ist das vielleicht okay.
5. Künstliche Hintergründe: Die meisten Tools bieten inzwischen die Möglichkeit, den Hintergrund unscharf zu schalten oder ein künstliches Hintergrundbild einzublenden. Aber willst Du Deinen Job darauf verwetten, dass Du das auf keinen Fall versehentlich ausschaltest? Außerdem überdecken künstliche Hintergründe Gegenstände, die Du zeigen möchtest. Wenn Du den anderen Teilnehmern ein Buch oder einen Flyer oder Deine wunderschöne Kaffeetasse zeigen möchtest, dann bleiben je nach Position und Bewegung nur Fragmente davon sichtbar, fast alles wird vom Hintergrund überdeckt.
6. Licht und Beleuchtung: Achte darauf, dass Du in der Kamera nicht vor einem hellen Hintergrund (wie dem großen Fenster) zu sehen bist. Dann ist Dein Gesicht dunkel, und der Hintergrund übersteuert. Dein Gesicht sollte hell (aber nicht grell) und deutlich zu sehen sein. Eine Schreibtischlampe oder eine andere Lichtquelle ist hilfreich (vorher ausprobieren!).
7. “Bitte nicht stören“: Informiere Deine Kollegen, Partner, Familienmitglieder, dass Du in einer Besprechung sein wirst und nicht gestört werden möchtest. Oder lege Regeln fest: Manuela erkennt beispielsweise an der geschlossenen Bürotür, dass ich nicht gestört werden möchte. In einem großen Raum oder Büro kann das auch ein Schild oder ein mit Tesa an den Monitor geklebter Zettel mit dem Hinweis “Bin im Online-Meeting” sein.
8. Haustiere: Im Homeoffice werden sich Haustiere womöglich an keine Regel halten. Also Tür zu bei Business-Konferenzen. Bei Familienmeetings gehören die Tiere vermutlich eh zur Familie. Bei Besprechungen im Freizeit- oder Hobby-Bereich sind sie oft akzeptabel und Anlass zum Austausch. Es kommt also darauf an.
9. “Nix mal schnell“: Die Versuchung ist groß, vor dem Beginn noch schnell ein paar Sachen zu erledigen und dann mal schnell zuzuschalten. Vergiss’ es. Erfahrungsgemäß ist das die optimale Voraussetzung dafür, dass irgendetwas nicht funktioniert.
10. Sei parat: Richte es so ein, das Du 10 Minuten vor dem eigentlichen Beginn schon bereit bist. Die Meeting-App ist geöffnet. Andere Anwendungen (außer Du wirst sie beim Meeting benötigen) sind geschlossen, Deine gefüllte Kaffee- oder Teetasse steht vor Dir, Du hast einen Schreibblock und einen Stift oder ein Notizprogramm auf dem Rechner parat. Dann kannst Du Dich gedanklich in aller Ruhe auf das Meeting einstellen und noch ein paar Minuten auf Instagram schöne Landschaften bewundern.
11. Headset: Ein Headset hat Vorteile. Es gibt fast nie Rückkopplungen, Du bist übers Mikro deutlich klarer zu verstehen, Du störst keine Kollegen, Partner etc. am Nachbartisch. Aber Du musst jetzt nicht sofort losrennen und ein Headset kaufen. Für gelegentliche Online-Meetings reichen beispielsweise beim Notebook das eingebaute Mikro und die Webcam. Falls Du ein Headset kaufst, achte auf Qualität (Sitzkomfort, Rauschunterdrückung, Akkulaufzeit).
12. Mikrofon stumm schalten: Sobald Du in die Besprechung “gehst”, schalte bitte zunächst das Mikrofon (nach einer eventuellen kurzen Vorstellung) stumm. Ansonsten gibt es möglicherweise Störgeräusche und Rückkopplungen. Fast alle Tools haben inzwischen eine vorgeschaltete Seite, auf der Du vor dem Beitreten in das Meeting die Geräteeinstellungen (Mikro, Kamera) prüfen kannst.
13. Gezielt das Mikro nutzen: Wenn Du etwas sagen möchtest, kannst Du das Mikrofon jederzeit und schnell wieder in einschalten oder ausschalten.
14. Externes Mikrofon: Außer einem Headset mit Mikrofon(-arm) lohnt es sich möglicherweise, ein USB-Mikrofon für den Rechner zu holen. Das kann mit einem kleinen Stativ günstig und unsichtbar für die Kamera aufgebaut werden. Das lohnt sich aber nur, wenn Du wirklich oft und lange in Online-Meetings bist. Gute und gleichzeitig günstige USB-Mikrofone gibt es im Preisbereich um etwa 60 bis 100 Euro (z.B. Rode NT USB Mini).
15. Telefonanruf? Falls Du mit Deinem Telefon per Telefonanruf an einer Besprechung teilnimmst, bitte ebenfalls stumm schalten. Bitte nicht den Anruf halten, denn da ist immer noch Dein Mikro an.
16. Kamera: Die Kamera sollte etwa in Augenhöhe und nicht zu nahe am Gesicht sein. Außerdem sollte die Kamera stehen und nicht mit der Hand gehalten werden. Mit ein paar Büchern kannst Du beispielsweise die Webcam Deines Notebook auf Augenhöhe bringen. Für Dein Smartphone solltes Du Dir ein kleines Stativ mit Halterung besorgen. Angemessene Lösungen gibt es für um die 20 bis 30 Euro.
17. Tastatur: Falls Du Dir am Rechner in einem Programm (Word, Evernote, Joplin, Notepad) Notizen machst: Schalte das Mikro stumm, denn das Klappern vieler Tastaturen ist oft sehr laut für alle zu hören.
18. Chat: Nutze den Chat. Dort kannst Du sozusagen im Hintergrund Fragen an die ganze Runde stellen, ohne dass es die eigentlichen Gespräche in der Besprechung oder eine Präsentation stört (typisches Beispiel: “Ist die Videoqualität bei Euch auch so schlecht?”). Im Chat kannst Du oder der Moderator auch Links posten (“Wie finde ich das Blog des Entspannenden?” “Hier ist der Link: https://derentspannen.de“).
19. Hand heben: Du möchtest eine Zwischenfrage stellen? Meistens gibt es in den Programmen eine Funktion “Hand heben”, um Dich dem Moderator oder den anderen bemerkbar zu machen.
20. Losplappern?: Generell solltest Du nicht einfach lossprechen. Achte auf die anderen Teilnehmer, vielleicht will gerade jemand loslegen. Denke daran, dass es manchmal kurze Verzögerungen in der Übertragungen gibt (nur Sekundenbruchteile, aber immerhin). Wenn dann fünf oder sechs Teilnehmer gleichzeitig lossprechen …

Tipps auf Youtube

Youtube ist eine wunderbare Quelle, um sich Tipps auch gleich mit entsprechenden Beispielen zu holen. Auch wenn oft die Rede von “professionellen” Meetings ist, so passen sie oft auch für ganz normale Skype-Sessions mit der Familie.

10 Tipps für Videokonferenzen – Teams, Zoom, Skype, etc.

Videokonferenz TUTORIAL – 10 TIPPS für einen professionellen Video-Chat aus dem Homeoffice

Videokonferenzen professionell gestalten – TEIL 1: technische Grundlagen

Videokonferenzen professionell gestalten – TEIL 2: fortgeschrittene Techniken

So nicht

Etwas älter, aber immer noch charakteristisch für so manches Online Meeting:

P.S. Im Gegensatz zu Online-Meetings sind bei Webinaren nur der Moderator und die Referenten zu sehen und zu hören. Die Kommunikation der Teilnehmer läuft dann generell über den Chat und/oder ein Frage-/Antwort-Modul.