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12+2 Tipps zur Teilnahme bei Online-Meetings

Ein paar kleine Tipps für Online-Meetings oder auch gemeinsame „Kaffeepausen“ wie #VirtuellesKaffeetrinken mit Video-Tools.

  1. Ausprobieren: Probiere das verwendete Tool (beispielsweise Jitsi, Zoom, Webex, Microsoft Teams, Skype) vorher aus.
  2. Art des Meetings: Achte darauf, um was für ein Meeting mit welchen Teilnehmern es sich handelt. Ist es mehr „Business“ oder mehr „Freizeit“? #VirtuellesKaffeetrinken ist eindeutig Freizeit:  Jeans, T-Shirt, verschlafener Blick, Dreitagebart – alles kein Problem. Wichtige geschäftliche Besprechung mit einem Kunden in konservativem Umfeld: Dann ist eventuell Anzug mit Hemd und Krawatte angebracht – und mit Hose! Wenn Du kurz aufstehst, um nach dem Kaffee auf der Seite zu greifen, und das Business-Hemd in der Jogginghose steckt …
  3. Hintergrund: Dein Hintergrund (das, was die anderen hinter Dir sehen) sollte der Art des Meetings angemessen sein. Also kein unaufgeräumtes Bett, wenn Du eine Besprechung mit Vorstandsmitglieder hast. Bei einem Frühstücksplausch mit Freunden und Geschwistern ist das wahrscheinlich okay. Sicherlich gibt es inzwischen Tools, mit denen Du den Hintergrund unscharf machen kannst – oder ein Hintergrundbild einblenden kannst. Aber willst Du Deinen Job darauf verwetten, dass Du das auf keinen Fall versehentlich ausschaltest? Außerdem überdecken künstliche Hintergründe Gegenstände, die Du zeigen möchtest. Wenn Du den anderen Teilnehmern ein Buch oder einen Flyer oder Deine wunderschöne Kaffeetasse zeigen möchtest, dann bleiben beispielsweise bei Zoom nur Fragmente davon sichtbar, fast alles wird vom Hintergrund überdeckt.
  4. Bitte nicht stören„: Informiere Deine Kollegen, Partner, Familienmitglieder, dass Du in einer Besprechung sein wirst und nicht gestört werden möchtest. Oder lege Regeln fest: Manuela erkennt beispielsweise an der geschlossenen Bürotür, dass ich nicht gestört werden möchte. In einem großen Raum oder Büro kann das auch ein Schild oder ein mit Tesa an den Monitor geklebter Zettel mit dem Hinweis „Bin im Online-Meeting“ sein.
  5. Nix mal schnell„: Die Versuchung ist groß, vor dem Beginn noch schnell ein paar Sachen zu erledigen und dann mal schnell zuzuschalten. Vergiss‘ es. Erfahrungsgemäß ist das die optimale Voraussetzung dafür, dass irgendetwas nicht funktioniert.
  6. Sei parat: Richte es so ein, das Du 10 bis 5 Minuten vor dem eigentlichen Beginn schon bereit bist. Andere Anwendungen sind geschlossen, Deine gefüllte Kaffee- oder Teetasse steht vor Dir, Du hast einen Schreibblock und einen Stift oder ein Notizprogramm auf dem Rechner parat.
  7. Headset ja oder nein? Ein Headset hat Vorteile. Es gibt fast nie Rückkopplungen, Du bist übers Mikro deutlich klarer zu verstehen, Du störst keine Kollegen, Partner etc. am Nachbartisch. Aber Du musst jetzt nicht sofort losrennen und ein Headset kaufen. Für gelegentliche Online-Meetings reichen beispielsweise beim Notebook das eingebaute Mikro und die Webcam. Falls Du ein Headset kaufst, achte auf Qualität (Sitzkomfort, Rauschunterdrückung, Akkulaufzeit bei Akkugerät).
  8. Mikrofon stumm schalten: Sobald Du in die Besprechung „gehst“, schalte bitte zunächst das Mikrofon (nach einer eventuellen kurzen Vorstellung) stumm. Ansonsten gibt es möglicherweise Störgeräusche und Rückkopplungen.
  9. Gezielt das Mikro nutzen: Wenn Du etwas sagen möchtest, kannst Du das Mikrofon jederzeit und schnell wieder in einschalten oder ausschalten.
  10. Telefonanruf? Falls Du per Telefonanruf mit Deinem Telefon teilnimmst, bitte ebenfalls stumm schalten. Bitte nicht den Anruf halten, denn da ist immer noch Dein Mikro an.
  11. Tastatur: Falls Du Dir am Rechner in einem Programm (Word, Evernote, Joplin, Notepad) Notizen machst: Schalte das Mikro stumm, denn das Klappern vieler Tastaturen ist oft sehr laut für alle zu hören.
  12. Chat: Nutze den Chat. Dort kannst Du sozusagen im Hintergrund Fragen an die ganze Runde stellen, ohne dass es die eigentlichen Gespräche in der Besprechung oder eine Präsentation stört (typisches Beispiel: „Ist die Videoqualität bei Euch auch so schlecht?“). Im Chat kannst Du oder der Moderator auch Links posten („Wie finde ich das Blog des Entspannenden?“ „Hier ist der Link: https://derentspannen.de„).
  13. Hand heben: Du möchtest eine Zwischenfrage stellen? Meistens gibt es in den Programmen eine Funktion „Hand heben“, um Dich dem Moderator oder den anderen bemerkbar zu machen.
  14. Losplappern: Generell solltest Du nicht einfach lossprechen. Achte auf die anderen Teilnehmer, vielleicht will gerade jemand loslegen. Denke daran, dass es manchmal kurze Verzögerungen in der Übertragungen gibt (nur Sekundenbruchteile, aber immerhin). Wenn dann fünf oder sechs Teilnehmer gleichzeitig lossprechen …

Etwas älter, aber immer noch charakteristisch für so manches Online Meeting:

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Video-Link: https://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ

P.S. Im Gegensatz zu Online-Meetings sind bei Webinaren nur der Moderator und die Referenten zu sehen und zu hören. Die Kommunikation der Teilnehmer läuft dann generell über den Chat und/oder ein Frage-/Antwort-Modul.

Von Der Schreibende

Der Schreibende (* 14. April 1961 in Ingelheim am Rhein als Frank Hamm) ist Berater und Autor | Blogger, Jogger, SunriseRunner & Wanderer | Rheinhessen & Hawai'i Abhängiger | Science Fiction Fan, Philosoph & Trekkie. Der Schreibende lebt in der Ortsgemeinde Selzen (Rheinhessen). Im Blog Der Entspannende berichtet er über das Entspannen bei Wandern, Genuss und Kultur.

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